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Grundlegende Einstellungen von sipgate team

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Sebastian Seifert
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Hinweis: Accountverwaltung->Benutzer bekommt eine neue Übersicht zur leichteren Verwaltung (stand 11.11.2020)

Dieser Artikel erklärt Ihnen alle grundlegenden Einstellungen für Ihren sipgate team Account. Sobald Sie als Administrator:in eingeloggt sind, können Sie beginnen, sipgate team Ihren Wünschen entsprechend zu konfigurieren.

Das Wichtigste zuerst: Das können nur Sie als Administrator:in

  • Verträge buchen, wechseln (upgrade, downgrade) und kündigen
  • Rufnummern buchen/portieren und zuweisen
  • Benutzer anlegen, zu Administratoren machen, sperren und löschen
  • Externe Telefone der Benutzer einbinden (z.B. Mobiltelefone)
  • Gruppen anlegen, mit Rufnummern ausstatten und löschen
  • Konto aufladen und den aktuellen Kontostand einsehen
  • Rechnungen und Einzelverbindungsnachweise einsehen
  • sipgate Handys für einzelne Benutzer anlegen

... und natürlich alles, was Benutzer:in können.

Das können Benutzer:in, die Sie eingerichtet haben:

  • z.B. telefonieren, Faxe und SMS versenden, Voicemails nutzen und konfigurieren
  • Die persönliche Ereignisliste einsehen und verwalten
  • Eigene Rufnummern verwalten (Welche Rufnummer klingelt wo,...)
  • Eigene Voicemail, eigene Telefone und das persönliche Fax konfigurieren
  • Absenderrufnummern setzen
  • Benachrichtigungen für Ereignisse einrichten
  • Weiterleitungen einrichten
  • Kontakte anlegen
  • SIM-Karte sperren

 

Einrichtung für Eilige (Administrator:in)

Hinweis: Wenn Sie sich zum ersten Mal einloggen, steht Ihnen bereits folgendes zur Verfügung: ein sipgate team-Vertrag, der den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht, ein Gutschein über 60 Freiminuten (50 ins deutsche Festnetz + 10 in die deutschen Mobilfunknetze) und fünf Testrufnummern mit der Vorwahl 0211.

  1. Rufnummern buchen: Wechseln Sie rechts oben (oder bei mobiler Nutzung im Navigationsmenü) in den Bereich "Accountverwaltung". Wählen Sie anschließend im Bereich der Accountverwaltung Rufnummern aus. Klicken Sie auf + Rufnummern buchen, und buchen Sie die gewünschten Rufnummern.
    Übrigens: Sie können auch Ihre vorhandenen Rufnummern zu sipgate portieren sowie Rufnummern, die Sie bisher in Ihrem sipgate basic/plus Account genutzt haben, in sipgate team einbinden.
    Falls Sie ausschließlich mit den bereits enthaltenen Rufnummern testen möchten, können Sie den Schritt Rufnummern buchen überspringen.

  2. Benutzer anlegen:
    Legen Sie die Benutzer an, die einen eigenen Account benötigen (in der Regel jeder Ihrer Mitarbeiter). Klicken Sie dazu rechts oben (oder bei mobiler Nutzung im Navigationsmenü) auf Accountverwaltung und im folgenden Navigationsmenü auf Benutzer.
    Auf der Detailseite finden Sie +Benutzer hinzufügen.
    Benutzer anlegen Schritt 2 von 3:
    - vergeben Sie eine Anrede, Vorname, Nachname, E-Mail Adresse, Standort und ob Admin Ja/Nein
    // Anrede: Systemmails sind neutral geschrieben, die Auswahl hat keine Auswirkung
    Benutzer anlegen Schritt 3 von 3:
    - stellen Sie ein ob ein VoIP Telefon, SIM und/oder Fax aktiviert werden soll
    // VoiceMail (AB) wird automatisch angelegt, muss nicht mehr ausgewählt werden (Nov/2020)
    Benutzer anlegen Schritt 4 von 3:
    - stellen Sie ein welche Rufnummer und/oder interne Durchwahl verwendet werden soll
    //Rufnummern: werden nur angezeigt wenn Sie Testrufnummern haben oder eigene Rufnummern gebucht haben
    //interne Durchwahl: für die interne Telefonie verwenden und/oder anzeige BLF Status
    Letzter Schritt: "Benutzer anlegen" anklicken
    - Der neue Benutzer bekommt eine E-Mail und erhält so seine Zugangsdaten
    // WebSMS wird automatisch aktiviert
    // Weiterleitung nach 20s auf AB, Besetzt/offline: sofort AB wird automatisch aktiviert (Nov/2020)

  3. VoIP Telefon/SIM anlegen:
    Wählen Sie den gewünschten Benutzer in Benutzer aus.
    Klicken Sie auf "Neues Telefon anlegen". 
    Wählen Sie nun aus ob ein VoIP-Telefon, Mobiltelefon oder Externes Telefon angelegt werden soll.
    // VoIP-Telefon kann grau/inaktiv sein, wenn Sie bereits zuviele VoIP Telefone nutzen (Nov/2020)
    // es kann nur eine Telefon einem Benutzer zugewiesen werden

  4. VoIP-Telefon konfigurieren:
    Wählen Sie den gewünschten in der Accountverwaltung->Benutzer in Benutzer aus.
    Wählen Sie das angelegte VoIP-Telefon aus.
    Auf der Detailseite werden Ihnen nun alle für die Konfiguration nötigen SIP-Daten angezeigt.
    Klicken Sie bei der SIP-ID auf den Pfeil und Sie landen im FAQ für Telefonanleitungen

  5. Gruppe/n Hinzufügen:
    Legen Sie Gruppen an, in denen Sie Ihre Benutzer organisieren.
    Klicken Sie auf Accountverwaltung -> Gruppen
    Klicken Sie auf der Detailseite auf +Gruppe hinzufügen.
    Gruppe Hinzufügen Schritt 1 von 2:
    - Gruppenname, Rufnummer und/oder interne Durchwahl einstellen
    Gruppe Hinzufügen Schritt 2 von 2:
    - fügen Sie nun 1-20 Teilnehmer der Gruppe hinzu 
    - klicken Sie ann auf "Gruppe anlegen"
    - Alle Teilnehmer der Gruppe sind anschließend unter der verwendeten Rufnummer/Durchwahl erreichbar.

    Optional: 
    Statten Sie die Gruppe/n mit weiteren Rufnummern, Fax, Voicemail und/oder Durchwahlen aus.

  6. Konferenzraum einrichten: 
    Wechseln Sie in die Accountverwaltung. Über den Menüpunkt Konferenzraum gelangen Sie zur Einrichtung. Bearbeiten Sie den Konferenzraum durch einen Klick auf den Namen. Hier können Sie dem Konferenzraum auch eine Testrufnummer aus Ihrem Pool über den Button +Rufnummer zuweisen. Jetzt können Teilnehmer über einfaches Wählen der zugewiesenen Rufnummer direkt und ohne PIN Ihrem Konferenzraum beitreten.

Einrichtung im Detail (Administrator:in)

1. So buchen Sie Rufnummern
Um Rufnummern zu buchen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Klicken Sie rechts oben (oder bei mobiler Nutzung im Navigationsmenü) auf Accountverwaltung.
  • Im Bereich der Accountverwaltung klicken Sie anschließend auf Rufnummern.
  • Nun klicken Sie bitte auf +Rufnummer buchen.

Sie haben die Möglichkeit, sowohl neue Rufnummern zu buchen als auch eigene Rufnummern zu sipgate mitzunehmen (zu portieren). Die Rufnummern können anschließend einzelnen Endpunkten (Telefonen, Fax, Gruppen) zugewiesen werden sowie Personen oder auch Orten (z.B. Konferenzraum, Lager). Ob Sie gewünschte Rufnummern zu Anfang der Konfiguration oder erst später buchen oder portieren, bleibt natürlich Ihnen überlassen. Falls Sie schon von Anfang an über Rufnummern verfügen haben Sie den Vorteil, dass Sie beim Einrichten von Benutzern und Gruppen sofort Rufnummern zuweisen können.

Wichtiger Hinweis: Damit Sie Ortsrufnummern nutzen können, muss Ihr Standort verifiziert werden.
Um Ihre Daten zu überprüfen wird deshalb eine so genannte Adressverifizierung durchgeführt.

Rufnummern portieren
Rufnummern können zu sipgate portiert werden.
Sollten Sie bereits einen sipgate basic oder plus Account besitzen, können die Rufnummern aus diesem Account ebenfalls übertragen werden.
Fragen/Anworten zur Portierungen finden Sie im FAQ unter "Rufnummer portieren"

2. Benutzer anlegen und konfigurieren
Um einen neuen Benutzer anzulegen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Benutzer anlegen Schritt 1
Tragen Sie die persönlichen Informationen wie Namen und E-Mail-Adresse ein und wählen Sie den Standort für den Benutzer aus.

  • Bestimmen Sie dann, ob der neue Benutzer über Administrationsrechte verfügen soll
  • Klicken Sie anschließend auf den Button "Weiter zu Schritt 2/3"

Benutzer anlegen Schritt 2
Im nächsten Schritt wählen Sie bitte, welche Endpunkte für den neuen Benutzer angelegt werden sollen.

Hinweis: Falls Sie sich nicht sicher sind, welche Anschlüsse der neue Benutzer benötigen wird, können Sie diese auch zu einem späteren Zeitpunkt hinzufügen. Ein Standardanschluss wird beim Anlegen direkt angezeigt.

Bei externen Telefon kann es sich sowohl um ein Mobil- als auch um ein Festnetztelefon handeln.
Der Vorteil: Anrufe auf die sipgate Rufnummer, die Sie dem Benutzer zugewiesen haben, klingeln parallel auf dem Mobiltelefon und dem Bürotelefon, und Ihr Mitarbeiter kann den Anruf jederzeit dort abheben, wo er sich gerade befindet. Externe Telefone lassen sich übrigens auch später auf der Detailseite des jeweiligen Benutzers einbinden.

Benutzer anlegen Schritt 3
Im letzten Schritt stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

  • Rufnummer - Wählen Sie eine Rufnummer, die ab sofort dem neuen Benutzer zugeordnet wird. Zusätzlich können Sie - falls vorhanden - das Fax des Benutzers mit einer Rufnummer ausstatten.
  • Interne Durchwahl - Vergeben Sie eine interne Durchwahl, unter welcher der neue Benutzer ab sofort erreichbar ist (auch z.B. auf seinem eingebundenen Mobiltelefon). Eine Übersicht Ihrer bereits vergebenen Durchwahlen erhalten Sie, wenn Sie auf das Listen-Symbol Listensymbol.png vor dem Eingabefeld klicken.

Hinweis: Alle Zuordnungen können auch zu einem späteren Zeitpunkt eingerichtet und geändert werden.

Den Benutzern nachträglich Rufnummern zuweisen
Sie können den Benutzern auch nachträglich Rufnummern zuweisen, Zuweisungen ändern oder zusätzliche Rufnummern zuteilen.

  • Klicken Sie im Navigationsmenü auf Accounteinstellungen.
  • Klicken Sie anschließend auf Rufnummern.
  • Klicken Sie in der Liste auf Anrufziel einstellen, um eine Rufnummer zuzuweisen
  • In der nun folgenden Box können Sie dem gewünschten Benutzer die Rufnummer zuweisen, die Rufnummer einem bestimmten Anschluss zuweisen und die Rufnummer einer Gruppe zuweisen.

Sie als Administrator des Accounts bestimmen, welche Ansschlüsse und Rufnummern der jeweilige Benutzer erhalten soll. Die Konfiguration der Anschlüsse und Telefone und weitere persönliche Einstellungen können sowohl von Ihnen als auch vom entsprechenden Benutzer durchgeführt werden. Wie Sie die Telefone des Benutzers einrichten, wird im Kapitel 4 „So konfigurieren Sie Ihre VoIP-Telefone“ erläutert. Die Konfiguration des Telefons kann auch vom Benutzer durchgeführt werden.

3. So legen Sie ein Endgerät für einen Benutzer an
Um für einen Benutzer ein weiteres Endgerät anzulegen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Klicken Sie rechts oben (oder bei mobiler Nutzung im Navigationsmenü) auf Accountverwaltung und diesen Bereich auf Benutzer und wählen den gewünschten Benutzer aus.
  • Klicken Sie beim Benutzer nun auf "neues Telefon anlegen"
  •  Auf der Detailseite können Sie nun VoIP/SIM oder Externes Telefon auswählen

Mit der Option + Externes Telefon anlegen integrieren Sie weitere, z.B. private, Festnetz- und/oder Mobilfunktelefone für den Benutzer.
Der Vorteil: Anrufe auf die sipgate Rufnummer, die Sie dem Benutzer zugewiesen haben, werden dann auch auf einem Festnetz - und/oder Mobilfunkanschluss signalisiert.

4. So konfigurieren Sie Ihre VoIP-Telefone

Wählen Sie den gewünschten in der Accountverwaltung->Benutzer in Benutzer aus.
Wählen Sie das angelegte VoIP-Telefon aus.
Auf der Detailseite werden Ihnen nun alle für die Konfiguration nötigen SIP-Daten angezeigt.
Klicken Sie bei der SIP-ID auf den Pfeil und Sie landen im FAQ für Telefonanleitungen


5. So richten Sie ein sipgate Handy für einen Benutzer ein
Um eine sipgate SIM-Karte für einen Benutzer einzurichten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Klicken Sie rechts oben (oder bei mobiler Nutzung im Navigationsmenü) auf Accountverwaltung und anschließend auf Benutzer und klicken Sie auf den gewünschten Nutzer, um in dessen Ansicht zu wechseln
  • Klicken Sie beim Benutzer nun auf "neues Telefon anlegen"
  • Auf der Detailseite können Sie nun VoIP/Mobil oder Externes Telefon auswählen
  • Klicken Sie auf "Mobiltelefon" und aktivieren die SIM/eSIM-Karte.
  • Klicken Sie zum Abschluss auf Aktivieren

6. So buchen Sie Datenvolumen für einen Benutzer

7. Gruppen anlegen und konfigurieren
Organisieren Sie Ihre Mitarbeiter in Gruppen mit jeweils eigenem Fax und eigenem Anrufbeantworter. Die Gruppen lassen sich mit einer Rufnummer und einer Durchwahl versehen.

Die Vorteile:

  • Unabhängig vom Standort lassen sich Mitarbeiter mit Gruppen optimal organisieren
  • Alle Teilnehmer der Gruppe sind sofort unter der gewählten Gruppenrufnummer bzw. Durchwahl erreichbar
  • Alle Teilnehmer der Gruppe haben Zugriff auf den gemeinsamen Anrufbeantworter und das Fax

Hinweis: Die verfügbare Anzahl Gruppen ist abhängig vom gewählten Vertrag. Benötigen Sie weitere Gruppen (oder auch Benutzer), wechseln Sie einfach und jederzeit in einen anderen Vertrag.

Gruppen anlegen und konfigurieren
Um eine neue Gruppe anzulegen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Klicken Sie rechts oben (oder bei mobiler Nutzung im Navigationsmenü) auf Accountverwaltung und anschließend auf Gruppen.
  • Klicken Sie dann auf Gruppe hinzufügen, um eine neue Gruppe zu erstellen
  • Wählen Sie einen Namen für die Gruppe und vergeben Sie eine Rufnummer und ggf. eine Durchwahl.
  • Tipp: Wenn Sie auf das Listen-Symbol vor dem Eingabefeld für die Durchwahl klicken, erhalten Sie eine Übersicht der bereits vergebenen Durchwahlen.
  • Klicken Sie anschließend auf "Weiter zu Schritt 2/2"
  • Im nächsten Schritt haben Sie die Möglichkeit, dieser Gruppe bis zu 20 Benutzer hinzuzufügen.
  • Sie können Benutzer auch zu einem späteren Zeitpunkt zu einer Gruppe hinzufügen bzw. aus ihr entfernen.
  • Schließen Sie die Einrichtung der neuen Gruppe mit "Gruppe anlegen" ab

Rufnummern und Durchwahlen für Gruppen vergeben
Falls Sie sich entschieden haben, einer Gruppe erst nachträglich eine Rufnummer oder eine Durchwahl zuzuweisen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Klicken Sie rechts oben (oder bei mobiler Nutzung im Navigationsmenü) auf Accountverwaltung und anschließend auf Gruppen.
  • Wählen Sie die Gruppe aus, für die Sie eine Rufnummer oder Durchwahl vergeben möchten.
  • Auf der folgenden Detailseite klicken Sie auf den Reiter Telefonie und fügen dort Rufnummern und Durchwahlen hinzu ("+ Durchwahl" bzw. "+ Rufnummer").

Benutzer nachträglich zu einer Gruppe hinzuzufügen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Klicken Sie rechts oben (oder bei mobiler Nutzung im Navigationsmenü) auf Accountverwaltung und anschließend auf Gruppen.
  • Anschließend wählen Sie die Gruppe aus, der Sie einen Benutzer hinzufügen möchten
  • Klicken Sie nun auf der Detailseite auf den Reiter Teilnehmer
  • Klicken Sie anschließend auf + Teilnehmer und wählen Sie einen Benutzer, den Sie der Gruppe hinzufügen möchten.

Anrufbeantworter, Begrüßungsansagen und Fax für Gruppen anlegen
Sie haben die Möglichkeit, jede Gruppe Ihren Wünschen entsprechend zu konfigurieren. Fügen Sie ganz einfach einen Anrufbeantworter oder ein Fax hinzu oder leiten Sie Anrufe auf die Gruppenrufnummer – z. B. zu bestimmten Zeiten - auf andere Anschlüsse weiter. Alle vorgenommenen Einstellungen können jederzeit angepasst werden.

Anrufbeantworter hinzufügen
Um einen Anrufbeantworter für eine Gruppe einzurichten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Klicken Sie rechts oben (oder bei mobiler Nutzung im Navigationsmenü) auf Accountverwaltung und anschließend auf Gruppen.
  • Wählen Sie die Gruppe aus, der Sie eine Voicemail hinzufügen möchten
  • Klicken Sie nun auf der Detailseite auf den Reiter Voicemail
  • Klicken Sie anschließend auf + Voicemail
  • Der Anrufbeantworter wird sofort angelegt und Sie können ihn individuell konfigurieren.
  • Die Benachrichtigungsoptionen für eingehende Gruppen-Voicemails können Sie für jeden Benutzer individuell konfigurieren, die Einstellungen dazu finden Sie deshalb im Menüpunkt "Benachrichtigungen" in der Benutzeransicht des jeweiligen Gruppenmitglieds

Fax hinzufügen
Um einer Gruppe ein Fax hinzuzufügen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Klicken Sie rechts oben (oder bei mobiler Nutzung im Navigationsmenü) auf Accountverwaltung und anschließend in diesem Bereich auf Gruppen.
  • Anschließend wählen Sie die Gruppe aus, der Sie ein Fax hinzufügen möchten
  • Klicken Sie nun auf der Detailseite auf den Reiter Fax
  • Klicken Sie anschließend auf + Fax
  • Das Fax wird sofort angelegt und Sie können es individuell konfigurieren.
  • Sie können nun eine Faxnummer vergeben, die Kopfzeile einstellen und eine Absenderrufnummer setzen.
  • Die Benachrichtigungsoptionen für eingehende Gruppen-Faxe können Sie für jeden Benutzer individuell konfigurieren, die Einstellungen dazu finden Sie deshalb im Menüpunkt Benachrichtigungen in der Benutzeransicht des jeweiligen Gruppenmitglieds

Begrüßungsansagen einrichten
Eine Begrüßungsansage ist eine Nachricht, die für jeden Anrufer abgespielt wird, der die Rufnummer der Gruppe anruft. Die Begrüßungsansagen können individuell konfiguriert werden (z.B. Nachricht persönlich aufsprechen oder eine MP3-Datei hochladen).

Um eine Ansage für eine Gruppe einzurichten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Klicken Sie rechts oben (oder bei mobiler Nutzung im Navigationsmenü) auf Accountverwaltung und anschließend auf Gruppen.
  • Anschließend wählen Sie die Gruppe aus, der Sie ein Begrüßungsansage hinzufügen möchten
  • Klicken Sie nun auf der Detailseite auf den Reiter Telefonie
  • Klicken Sie anschließend auf + Begrüßung. Die Ansage wird sofort angelegt.
  • Die neu angelegte Ansage können Sie nun konfigurieren. Klicken Sie dazu im Reiter Telefonie auf "Begrüßungsansage bearbeiten"

Eine Weiterleitung für eine Gruppe einrichten
Um eine Weiterleitung für eine Gruppe einzurichten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Klicken Sie rechts oben (oder bei mobiler Nutzung im Navigationsmenü) auf Accountverwaltung und anschließend auf Gruppen.
  • Anschließend wählen Sie die Gruppe aus, der Sie eine Weiterleitung hinzufügen möchten
  • Klicken Sie nun auf der Detailseite auf den Reiter Telefonie und anschließend auf Weiterleitungen
  • Im folgenden Bereich können Sie Weiterleitungsregeln für die Gruppe einrichten.

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